Fiscalité et Transferts de Paiement - Les Principaux Enjeux des Affectations à l'Étranger
Selon un expert en paie, rémunérer des employés expatriés nécessite de comprendre les bases de l'impact des déplacements sur les obligations fiscales, de maîtriser les conventions fiscales et surtout d'apprendre de ses erreurs. Tim Kelsey, directeur général de Kelsey's Payroll Services Ltd., déclare : "La conformité internationale s'apprend généralement à la dure. Dans le domaine de la paie, nous jouons souvent le rôle de Cassandre en dissuadant les autres services."
Kelsey explique que la responsabilité fiscale dépend du statut de résidence. Les résidents d'un pays sont généralement imposables sur leur revenu mondial, tandis que les non-résidents paient des impôts sur les revenus perçus dans le pays, quel que soit le lieu de paiement.
"La première chose à faire lorsqu'on envoie des employés à l'étranger est de vérifier l'existence d'une convention contre la double imposition", conseille Kelsey. Ces traités garantissent que les résidents travaillant à l'étranger sont imposés dans leur pays de résidence, sous conditions.
Lors du Payroll Congress 2025 à Kissimmee (Floride), Kelsey a souligné que dans les conventions fiscales, l'article sur les revenus d'emploi s'intitule généralement "Revenus d'emploi" ou "Services personnels dépendants" dans les anciens traités. Il recommande de remplacer les termes opaques comme "État contractant" par les noms des pays.
Certaines catégories bénéficient de régimes spéciaux : retraités, enseignants, chercheurs, artistes, administrateurs et fonctionnaires. Les artistes sont souvent imposés dans le pays de performance.
Les employeurs doivent parfois s'enregistrer auprès des administrations fiscales pour bénéficier d'exemptions. Kelsey cite le régime britannique pour visiteurs d'affaires (moins de 183 jours sur 12 mois) exemptant de retenue à la source moyennant une déclaration de localisation. Le Japon exige quant à lui un formulaire spécifique tamponné avant le début d'activité.
Le suivi des expatriés peut passer par un tracking manuel, des logs informatiques ou des applications de géolocalisation. Kelsey met en garde contre un "faux sentiment de sécurité" : le paiement des impôts dans le pays d'origine n'exonère pas des obligations dans le pays d'accueil.
Certains pays (Chine, Hong Kong, Singapour) exigent un acquit fiscal avant le départ. Singapour interdit même le versement du salaire dans le mois précédant le départ sans autorisation.
Les mutations internationales coûtent cher : 1,5 à 2 fois le salaire pour des missions de moins de 2 ans, 2 à 3 fois au-delà. Kelsey recommande une politique de mobilité claire pour éviter les abus, comme le cas d'un cheval transporté du Royaume-Uni au Canada aux frais de l'entreprise.
Pour la sécurité sociale transfrontalière, Kelsey distingue trois zones : les blocs multinationaux (EEE, CARICOM, ASEAN), les pays liés par des accords bilatéraux, et les autres. Dans l'EEE, on cotise généralement dans le pays de travail, sauf pour les missions temporaires ou les travailleurs multi-pays qui restent affiliés à leur pays d'origine.
Les accords de sécurité sociale maintiennent les expatriés dans leur système national mais ne couvrent pas les travailleurs multi-pays. L'accord Royaume-Uni/États-Unis permet par exemple de rester affilié 5 ans.
En l'absence d'accord, des cotisations peuvent être dues dans les deux pays, augmentant les coûts. Certains pays accordent des exemptions temporaires : exemption d'un an au Royaume-Uni pour les travailleurs hors EEE/accords, ou exclusion à Singapour avant l'obtention du statut de résident permanent.
"Ne comptez pas sur vos conseillers fiscaux pour maîtriser ces sujets", prévient Kelsey, recommandant de consulter des spécialistes en protection sociale.
Le transfert de salaires à l'étranger reste risqué, avec des risques de disparition d'argent ou des obligations de versement sur compte local. Les fermetures bancaires imprévues ou les lois locales peuvent aussi compliquer les paiements.
Les politiques d'égalisation fiscale visent à ce que les expatriés ne soient ni avantagés ni désavantagés fiscalement. Les plafonnements fiscaux limitent quant à eux la charge fiscale à un montant prédéfini. Ces dispositifs relèvent de la politique interne sans base légale.
Kelsey recommande enfin des formations interculturelles, moins coûteuses qu'un billet d'avion mais cruciales pour réussir une expatriation. 90% des échecs proviendraient de difficultés d'adaptation de l'expatrié ou de sa famille.
Thuế và Chuyển Tiền Lương - Những Vấn Đề Hàng Đầu Khi Cử Nhân Viên Ra Nước Ngoài
Theo một chuyên gia về tính lương, việc trả lương cho nhân viên làm việc ở nước ngoài đòi hỏi hiểu biết cơ bản về cách di chuyển nhân viên ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, làm quen với các hiệp định thuế và quan trọng nhất là học hỏi từ những sai lầm. Tim Kelsey, Giám đốc điều hành của Kelsey's Payroll Services Ltd., cho biết: "Thông thường, việc tuân thủ quy định nước ngoài được học từ những bài học đắt giá. Trong lĩnh vực tính lương, chúng tôi thường là người cảnh báo các bộ phận khác trong công ty không nên làm điều gì đó."
Kelsey giải thích rằng nghĩa vụ thuế dựa trên tư cách cư trú. Những người được coi là thường trú tại một quốc gia thường phải chịu thuế trên thu nhập toàn cầu. Người không thường trú vẫn phải chịu thuế đối với thu nhập kiếm được tại quốc gia đó, bất kể được trả ở đâu.
Ông khuyên: "Điều đầu tiên cần làm khi cử nhân viên từ một quốc gia sang nước khác là kiểm tra xem có hiệp định tránh đánh thuế hai lần giữa hai nước hay không." Các hiệp định này đảm bảo rằng cư dân một nước làm việc tại nước khác sẽ bị đánh thuế tại nước cư trú, tuân theo điều kiện của hiệp định.
Kelsey đã phát biểu tại Hội nghị Payroll Congress 2025 của PayrollOrg ở Kissimmee, Florida. Ông lưu ý khi đọc các hiệp định thuế, điều khoản về thu nhập từ việc làm thường được gọi là "Thu nhập từ việc làm" hoặc "Dịch vụ cá nhân phụ thuộc" trong các hiệp định cũ. Ông cũng đề nghị thay thế các thuật ngữ mơ hồ như "nước ký kết" bằng tên cụ thể của các quốc gia.
Những đối tượng có thể được hưởng chế độ đặc biệt theo hiệp định thuế bao gồm người hưu trí, giáo viên, nhà nghiên cứu, nghệ sĩ biểu diễn, giám đốc công ty và công chức. Đặc biệt, nghệ sĩ biểu diễn thường bị đánh thuế tại nước biểu diễn.
Kelsey cho biết doanh nghiệp có thể phải đăng ký với cơ quan thuế tại một quốc gia để được hưởng miễn trừ theo hiệp định. Nếu không, nhân viên đi công tác có thể phải chịu thuế. Ông đưa ra ví dụ về Chương trình Khách công tác ngắn hạn của Cơ quan Thuế và Hải quan Anh, cho phép doanh nghiệp cử nhân viên đến Anh làm việc tối đa 183 ngày trong 12 tháng mà không phải khấu trừ thuế, đổi lại phải báo cáo vị trí của nhân viên. Ông cũng nhắc đến mẫu đơn xin áp dụng Hiệp định Thuế thu nhập của Nhật Bản phải được điền, đóng dấu và nộp trước khi nhân viên bắt đầu làm việc.
Kelsey nói không có cách nào duy nhất để theo dõi vị trí của nhân viên làm việc ở nước ngoài, từ theo dõi thủ công đến sử dụng bản ghi đăng nhập máy tính hoặc ứng dụng định vị. Ông cảnh báo quyền tự do đi lại có thể tạo cho doanh nghiệp "cảm giác an toàn sai lầm" về nghĩa vụ thuế. Chỉ vì đã nộp thuế ở nước nhà không có nghĩa là không nợ thuế nước sở tại.
Một số quốc gia yêu cầu thanh toán thuế trước khi nhân viên rời đi. Kelsey đưa ra ví dụ Trung Quốc có thể ngăn nhân viên xuất cảnh nếu chưa thanh toán thuế, trong khi Hong Kong và Singapore cấm doanh nghiệp trả lương cho nhân viên sắp rời đi trong vòng một tháng trước khi xuất cảnh cho đến khi được xác nhận thanh toán thuế.
Kelsey cho biết việc di chuyển nhân viên giữa các khu vực pháp lý rất tốn kém. Ông khuyên doanh nghiệp nên đánh giá thực tế chi phí cử nhân viên đi công tác. Theo kinh nghiệm của ông, chi phí cho một chuyến công tác dưới hai năm gấp 1,5-2 lần lương nhân viên, còn công tác từ 2-5 năm gấp 2-3 lần.
Kelsey đề xuất xây dựng chính sách di chuyển toàn cầu chi tiết để tránh tình trạng công ty phải chi trả những khoản không giới hạn cho nhân viên chuyển công tác, đồng thời phân biệt rõ giữa nhân viên công tác dài hạn và khách công tác thường xuyên. Ông kể một trường hợp công ty đồng ý chi trả phí vận chuyển thú cưng cho nhân viên và nhận hóa đơn vận chuyển ngựa từ Anh sang Canada.
Về an sinh xã hội xuyên biên giới, Kelsey chia thành ba khu vực: khối đa quốc gia như Khu vực Kinh tế châu Âu, Cộng đồng Caribe hay ASEAN; các cặp nước có hiệp định an sinh xã hội; và các trường hợp còn lại. Trong Khu vực Kinh tế châu Âu, cá nhân thường chỉ đóng góp an sinh xã hội tại nước làm việc, trừ khi họ đi công tác ngắn hạn hoặc thường xuyên làm việc ở nhiều nước thì đóng góp tại nước nhà.
Hiệp định an sinh xã hội tương tự khi nhân viên công tác vẫn thuộc hệ thống nước nhà, nhưng không áp dụng cho người làm việc đa quốc gia. Ví dụ, theo hiệp định Anh-Mỹ, nhân viên công tác có thể duy trì hệ thống nước nhà trong 5 năm, nhưng các hiệp định khác nhau có quy định khác nhau.
Khi không có hiệp định an sinh xã hội, nhân viên có thể phải đóng góp cho cả nước nhà và nước sở tại, làm tăng chi phí công tác. Tuy nhiên, có thể có miễn trừ ban đầu cho lao động mới. Ví dụ, lao động đến Anh không từ EEA hoặc nước có hiệp định được miễn thuế an sinh năm đầu. Singapore không yêu cầu đóng góp an sinh xã hội cho đến khi lao động trở thành thường trú nhân.
"Đừng mong đợi chuyên gia thuế của bạn giỏi về lĩnh vực này," Kelsey khuyên, đề nghị tìm chuyên gia về hệ thống bảo hiểm xã hội. "Bạn cần chuyên gia thực sự hiểu về bảo hiểm xã hội."
Về chuyển tiền lương ra nước ngoài, Kelsey cảnh báo "tiền biến mất khi chuyển khoản vẫn là vấn đề thực tế", đặc biệt khi một số nước yêu cầu trả lương vào tài khoản ngân hàng địa phương. Ngân hàng đột ngột đóng cửa và luật lao động địa phương cũng có thể cản trở việc trả lương.
Kelsey cũng đề cập ngắn gọn về chính sách cân bằng thuế nhằm đảm bảo nhân viên "không bị thiệt nhưng cũng không được lợi" so với làm việc trong nước. Một giải pháp khác là chính sách bảo vệ hoặc giới hạn thuế, theo đó nhân viên chỉ chịu thuế tối đa một mức nhất định. Ông nhấn mạnh các chính sách này là quy định nội bộ công ty, không có cơ sở pháp lý.
Kelsey khuyến nghị đầu tư đào tạo văn hóa cho nhân viên công tác nước ngoài, coi đây là khoản đầu tư nhỏ (rẻ hơn vé máy bay) nhưng tăng cơ hội thành công. Ông dẫn thống kê cho thấy 90% trường hợp công tác thất bại do nhân viên hoặc gia đình không ổn định được cuộc sống mới.
